想定Q&Aを、なぜ会議の前に並べるのか

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あります。聞かれそうなことを、会議の前に全部書き出して並べておくことです。相手方、金融機関、社内の取締役会、それぞれが何を聞いてくるかを先に想像して、表にします。今日は、その表の作り方と、使い方の要点をお話しします。

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準備はしているはずです。ただ、多くの準備は「こちらが話したいこと」を並べる準備になっています。会議の席で困るのは、相手が聞きたいことのほうです。こちらの説明が終わってから質問が出て、そこで初めて考え始める。すると会議は、考える場になってしまいます。

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判断する人の時間が、考える作業に消えます。社長や役員が会議の場でやるべきことは、材料を見て決めることです。材料を集める作業まで会議の中でやると、決めるところまでたどり着かず、「次回に持ち越し」になります。

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そこで、会議の前に質問を先に並べます。会議は、その場で考える場ではなく、判断する場にします。社長は判断だけすればよい状態を、会議の前に作っておく。これが想定Q&Aの目的です。

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箇条書きでは足りません。1行ごとに、質問、その質問の目的、優先度、回答欄の4つを持たせます。表の形にすると、あとから並べ替えたり、空欄を数えたりできるからです。

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目安は「この答えがないと、会議で結論が出せるかどうか」です。Aは、答えがなければ判断が止まる質問です。投資の総額、撤退の条件、資金の出どころなどがここに入ります。Cは、聞かれたら答えれば足りる細かい確認です。全部をAにすると絞った意味がなくなるので、Aは多くても一握りにします。

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そこが、この表の要です。同じ文言の質問でも、聞いてくる人によって、見ている点が違います。架空の例で見てみましょう。ある会社が、新しい拠点を出す計画を持っているとします。実際の案件ではありません。

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はい。金融機関には返済の元になる収益の見通しを添えて答え、取締役会には、総額のうち失ってもよい範囲を添えて答える、という具合です。目的の列を書いておかないと、同じ質問に同じ答えを出してしまい、誰にも刺さりません。

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一部は確かめられます。日本政策金融公庫の中小企業事業向けのよくある質問には、これまでの業績、これからの事業見通し、業界の動向、申込計画などから総合的に融資の可否を判断する、と書かれています。また、融資の流れのページでは、事業計画書などの資料に加えて、設備投資を行うときは見積書など概要の分かる資料の提出を求めています。つまり、金融機関は計画書や見積書といった数字の資料を求めています。ここから、返済できる見通しを確かめたいという意図が読み取れます。

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会社法の第362条に定めがあります。取締役会を置く会社では、重要な財産の処分や譲受け、多額の借財といった重要な業務執行の決定を、取締役に任せることができません。何が重要か、何が多額かは会社ごとに違うので、自社の取り扱いは定款や社内規程、弁護士にご確認ください。

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ここが、この型でいちばん厚く話したいところです。優先度Aから順に答えを埋めていくと、必ず埋まらない質問が出ます。そのとき、多くの人は「準備不足だ」と考えて、焦ります。私は逆に考えます。埋まらない質問は、こちらの失点ではなく、相手の資料に穴がある印です。

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架空の例ですが、相手方から出てきた計画書の資料に、投資の総額が書いてあるのに、内訳の数字がありません。こちらの表の回答欄に「総額と内訳」と書こうとしても、書けません。書けないのは、こちらの力不足ではなく、資料が足りないからです。この空欄を、会議の前に「相手への再質問リスト」へ移します。

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会議で相手の口から「実は資料に書いていなかったのですが」と出てくるより、先に「ここが分かりません」と聞けるほうが、主導権がこちらにあります。会議の場で穴に気づくと、その場で判断するか、持ち帰るしかありません。事前に気づけば、数字を原本で確かめ直す時間が取れます。

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手順は短いです。

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候補を出す作業は、AIで速くなります。ただ、AIには相手が実際に何を見ているかは分かりません。優先度をどう付けるか、質問の目的をどう読むか、そして数字を原本と突き合わせることは、人の仕事です。AIが出した質問をそのまま表に写しても、会議では役に立ちません。AIの使い方そのものは、AIに任せられる仕事と、人が判断すべき仕事で、線引きの考え方を扱っています。

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そうは言えません。表は判断の材料を並べるだけで、判断はしてくれません。埋まった回答が、会議の席で判断される。そのためには、決める立場の人が会議に出ていることが前提です。決める人が席にいなければ、どんなに整った表も、持ち帰りになります。

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表の回答欄は、確認した専門家の名前と日付まで書ける欄にしておくと、あとで根拠をたどれます。補助金などの制度が絡むときも、使えるかどうかは、最新の公募要領を原文で確かめてください。申請の手続きそのものは、行政書士の業務です。

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3つです。取締役会の権限は会社法第362条、金融機関の見るところは日本政策金融公庫の中小企業事業のよくある質問と、融資の流れのページです。どれも公開された一次情報です。

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数に決まりはありません。多ければよいわけではなく、優先度Aが一握りに絞れているかどうかを見てください。Cが増えるのは自然ですが、Aが増えすぎたら、判断の軸が決まっていない合図です。

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表そのものは見せません。相手に送るのは、再質問リストだけです。質問の目的や優先度は、こちらの手元メモにとどめます。手の内を見せる必要はないからです。

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判断することが1つだけの会議なら、質問を3つ書くだけで十分です。表の形が大きいか小さいかより、会議の前に空欄を見つけておくことが大事です。